Bilgi Çalışanı* Verimliliği ve Yöneticilerin Bilmediği Bazı Gerçekler

Bilgi Çalışanı* Verimliliği ve Yöneticilerin Bilmediği Bazı Gerçekler

Bir arkadaşım çalıştığı işyerinde şunları yapıyor:

1) Web’de araştırdığı bir konuyu bilgisayarındaki word’e kopyalamak istiyor. Ancak  “biçimlendirmeden yapıştır/yalnız metni yapıştır”  özelliğini bilmediği için  web sayfasındaki tüm biçimsel format ve ıvır zıvırı Word’e aktarmaya çalıştığı için word’u kilitleniyor ya da yapıştırsa bile acayip bir renk ve formatta olduğundan onu diğer metne uyduramıyor. (20 dk)

2) Excel’de yaptığı bir rapordaki isimler küçük harfle yazılmış. İlk harflerini büyütmek istiyor. Arama motorunda “excel ilk harf büyütme formulu” yazıp gelen formülleri tek tek deniyor. Biri farklı dilde, birinin excel sürümü farklı, birinde formül çok karışık. Sonra dayanamayıp tek tek el ile düzeltiyor. (40 dk)

Sıradan Bir Ofis Günü

Sıradan Bir Ofis Günü

3) Bir PDF’i word’e dönüştürmeye çalışırken, Notebook’una onlarca zararlı yazılım kurup, saatler sonra PDF’in yarısını Word’e çeviren bir programı çalıştırabiliyor. Program öbür  yarısı için satınalma yapılmasını istiyor (40 dk)

4) Gününün 1 saati, o e-postayı bulabilmek, yarım saati dosya sunucusunda o sözleşmeyi/teklifi/ bulabilmek ile geçiyor.  O teklif bulunamıyor. Sıfırdan yeni bir teklif hazırlanıyor (60 dk)

5) Kullandığı CRM yazılımının Outlook takvimleri ile entegrasyonunu bilmediğinden , her yaptığı toplantı için CRM’de yeni bir kayıt açıp, tek tek katılımcıları oluşturup kaydediyor. (15 dk)

6) Katıldığı toplantılardaki zamanın yarısı birisini beklemek, dörtte biri dün akşamki maçı konuşmak, kalan dörtte biri de bu yapamadıkları toplantıyı ne zaman yapabileceklerini tartışmakla geçiyor. (60 dk)

7) Gün içinde çalan telefonların yarısında karşı taraf, “e-mail atmıştım, onunla ilgili dönüş alabilir miyim” diyor. (40 dk)

8) Her gün 3-4 defa üstünden onay/bilgi almak için, üstünün odasının önünde dakikalar geçiriyor.  Müsait zamanını denk getirebilmek için onun telefonlarını dinliyor. Bazen saatlerce beklediği oluyor.  (60 dk)

Dünya, üretim sektörlerindeki verimlilik konusuyla 60’lı yıllardan beri ilgileniyor.

Senaryolar çoğaltılabilir. Dünya, üretim sektörlerindeki verimlilik konusuyla 60’lı yıllardan beri ilgileniyor. MRP,MRP2,ERP,ERP2 serüveni ile artık bugün tükettiğimiz her türlü üründeki her türlü maliyet kontrol altında. Marketten aldığımız yumurtadan hangi tavuğun ne zaman yumurtladığını bulabiliyor, giydiğimiz gömleğin üretim esnasındaki üzerine düşen elektrik maliyetini bilebiliyoruz. Kural net: En az girdi ile en fazla çıktı üretemezseniz rekabette hiçbir şansınız olamaz. Verimli olmak zorundasınız. O yüzden bir otomobil markası, 1 adet otomobili üretmek için 100’den fazla farklı tedarikçi ile çalışıyor. Herkesin derdi verimlilik.

Ancak üretim dünyasının eskiden beri uğraştığı ve artık çözdüğü diyebileceğimiz verimlilik, bugünün iş dünyasında ve ofis ortamında tam bir belirsizliğe dönüşüyor. Artık fabrikalarda çalışan işçilerden, madenlerde çalışan madencilerden fazla plazalarda çalışan ofis çalışanları var.  Bir adet notebook’u ve bir adet telefonu olan çalışanlara günümüzde “bilgi çalışanı” deniyor ve üstte birkaç macerasını saydığım bir bilgi çalışanının hayatı maalesef çok verimsiz.  Otomotivde çalışan bir  üretim çalışanının bir saatte sıktığı vida sayısı dahi bilinirken, bir ofis çalışanının o gün ne yaptığı gizemini korumaya devam ediyor. Patronların kafası çok karışık. “Yahu verdik hepsine bir notebook ve akıllı telefon ama, acaba Facebook’da mı sürtüyorlar, Twitter’da mı yoksa Linkedin de mi” diye tırnaklarını yiyorlar. Web takip yazılımları alıyorlar, Youtube’u yasaklıyorlar ama nafile. İş konusunda gayet çekingen olan bilgi çalışanı konu yasak delmek olunca değme hackerlara taş çıkartıyor.

100 çalışanlı bir yerde, bu kaybolan zamanın yarısını dahi telafi edebilseydik yılda tam 3.000.000 TL’lik bir işgücü kazanmış olacaktık!

Bu arkadaşım yasal kesintileri sigortası vb  giderler dahil brüt olarak 5.000 TL maaş alıyor.  İşvereni kendisine yılda  60.000 TL masraf ediyor.  Arkadaşımın işteki zamanının yarısından çoğu üstte saydığım senaryolarla zayi oluyor. 100 çalışanlı bir yerde, bu kaybolan zamanın yarısını dahi telafi edebilseydik yılda tam 3.000.000 TL’lik bir işgücü kazanmış olacaktık.  Bence bu üzerine odaklanmaya değecek kadar önemli bir tutar.

Elbette kabaca değerlerden bahsediyoruz. Verimlilik konusu ile ilgili çok sayıda çözüm bulunabilir. Profesyonel danışmanlık alabilir, iş sisteminizi değiştirebilir, kullandığınız yazılım/araç/ekipmanları değiştirebilir, hatta çalışanlarınızı dahi değiştirebilirsiniz.  Ama yasaklamak, kısıtlamak, gözetlemek bu çözümlerden biri değil maalesef. Tam tersi, global dünyanın kuralları/adetleri/davranışları ile uyumlu sistemler kullanmayı düşünmenin tam zamanı. Facebook kullanmayı çok seven çalışanınıza Facebook gibi bir iş takip yazılımı kullandırmalısınız. Akıllı telefon verirsem Twittercı olur diye korktuğunuz çalışanınız için tüm işlerini akıllı telefondan da yapmasını sağlamalısınız. Aldığınız binlerce dolarlık yeni yazılımların eğitimlerini çok dikkatli planlamalısınız.

Alınacak önlemler çok. Yeter ki niyet etsin insan, çok sayıda çözüm bizi bekliyor. Örneğin bunlardan biri olan Microsoft Office 365 çözümünü  ve üstte bir kısmını saydığım senaryolara karşılık gelen verimlilik ipuçlarını aşağıdaki videoda anlattım. Konuya ilgi duyanlara tavsiye ediyorum.

*Bilgi Çalışanı: Kurumsal bilgisayarı ve telefonu olan tüm çalışanlar.

Share this post